Il n'est pas toujours facile de prendre un rendez-vous avec un décideur polonais. Pour ce faire, l'usage des contacts personnels et des recommandations facilite vivement les choses. Le contact direct est dans un premier temps fortement recommandé. Les Polonais apprécient le face à face pour clarifier les relations d'affaires et les concrétiser. Il est à noter que les femmes sont autant considérées que les hommes dans les affaires.
Les rendez-vous peuvent être pris dès huit heures le matin, mais de préférence pas après seize heures, sauf pour un dîner. Le dîner d’affaires est plus populaire que le déjeuner, car les Polonais ne prennent qu'une courte pause le midi. L'un comme l'autre sont souvent arrosés de vodka, ce qui peut entraîner des conséquences sur le processus de négociation.
Le recours à un interprète, si possible familier avec la terminologie du secteur, est recommandé. Toutefois à Varsovie les affaires se traitent de plus en plus souvent en anglais et même parfois en allemand ou en français.
Les Polonais ne sont traditionnellement pas portés vers la négociation et le marchandage, mais ils n'en sont pas moins de bons négociateurs. Ils affirment volontiers leurs convictions et ne recherchent pas nécessairement les consensus. Ils arguent parfois de leur position de "pays émergent" pour obtenir des prix plus bas.
Les processus de décision sont relativement longs et peuvent impliquer de nombreuses personnes. De même, un non n'est souvent pas définitif. Cet état de fait évolue cependant avec les nouvelles générations, plus à l'aise dans le monde des affaires à l'international.
